Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Online-Zulassungsservice. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten.

1. Verantwortlicher

DCS Digital Code Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Carl-von-Linde-Straße 27
65197 Wiesbaden
Deutschland

E-Mail: zulassung@code-expert.de

2. Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden:

E-Mail: zulassung@code-expert.de

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

3.1 Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Gewährleistung der Systemsicherheit)

3.2 Bei Nutzung des Zulassungsservices

Für die Durchführung der Kfz Zulassung erheben wir folgende personenbezogene Daten:

Halterdaten (natürliche Person):

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum und Geburtsort
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
• Identifizierungsmerkmale (Ausweisart, ausstellende Behörde, Gültigkeitsdatum — keine Speicherung der Ausweisnummer in unserem System). Die Identifizierung erfolgt je nach Vorgang vor Ort (eIDAS Art. 26) oder — beim Online-Vorgang — im Rahmen der qualifizierten elektronischen Signatur durch den qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (siehe Abschnitt 9)

Halterdaten (juristische Person):

• Firmenname und Rechtsform
• Anschrift
• Vertretungsberechtigte Person

Fahrzeugdaten:

• Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN)
• Zulassungsbescheinigung Teil I und II
• eVB-Nummer (Versicherungsbestätigung)
• Kennzeichen-Wunsch

Zahlungsdaten:

• IBAN und BIC (für SEPA-Mandat Kfz-Steuer)
• Zahlungsinformationen (PayPal; Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay oder Klarna via Stripe)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung gemäß FZV)

4. Weitergabe von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich an folgende Empfänger weitergegeben:

Kraftfahrt-Bundesamt (KBA)

Übermittlung aller für die Zulassung erforderlichen Daten über die Großkundenschnittstelle (GKS)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)

Zuständige Zulassungsbehörde

Weiterleitung durch das KBA an die örtlich zuständige Zulassungsstelle

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)

Zahlungsdienstleister (PayPal, Stripe)

Übermittlung der für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Zahlungsdaten an den gewählten Zahlungsdienstleister; vollständige Karten- oder Kontodaten werden nicht bei uns gespeichert

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Signaturdienstleister (Youtrust, vormals Yousign)

Für die qualifizierte elektronische Signatur der Zulassungsdokumente (Einwilligungserklärung, SEPA-Mandat, ggf. Vollmacht) übermitteln wir die zu signierenden Dokumente sowie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an die Signaturplattform Youtrust (Youtrust SAS, vormals Yousign, Caen/Frankreich), die als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter nach der eIDAS-Verordnung tätig und in der EU-Vertrauensliste geführt ist. Im Rahmen der erstmaligen Signatur werden Sie dort in eigener Verantwortung des Vertrauensdiensteanbieters identifiziert (z. B. per Ausweisprüfung); Einzelheiten ergeben sich aus dessen Datenschutzhinweisen.

Die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt; eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Versanddienstleister (DHL)

Soweit Ihnen im Rahmen des Vorgangs Unterlagen oder Kennzeichen zugesendet werden, übermitteln wir Ihren Namen und Ihre Lieferanschrift an die DHL Group (Deutschland) zur Zustellung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Forderungsmanagement: Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Wirtschaftsauskunfteien

Bleibt eine fällige Zahlung aus – etwa nach einer Rücklastschrift oder einer Rückbuchung über den Zahlungsdienstleister – oder begleicht ein Geschäftskunde eine Rechnung nicht, verarbeiten wir die zur Durchsetzung erforderlichen Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Mahnverlauf). Soweit erforderlich, übermitteln wir diese Daten an einen Inkassodienstleister, einen Rechtsanwalt oder das zuständige Gericht (gerichtliches Mahnverfahren).

An eine Wirtschaftsauskunftei übermitteln wir Angaben über eine offene Forderung nur, wenn die Forderung fällig ist, trotz mindestens zweier Mahnungen nicht beglichen wurde, zwischen der ersten Mahnung und der Übermittlung mindestens vier Wochen liegen, Sie vorher über die bevorstehende Übermittlung unterrichtet wurden und Sie die Forderung nicht bestritten haben. Welche Auskunftei die Angaben erhält, teilen wir Ihnen in dieser Unterrichtung mit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchsetzung unserer Forderungen). Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO); zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, insbesondere die Geltendmachung von Rechtsansprüchen, bleiben davon unberührt.

Technische Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Cloudflare, Inc. (USA) als Edge-Reverse-Proxy (TLS-Verschlüsselung, Angriffsschutz) sowie – für die KI-gestützte Erkennung hochgeladener Dokumente (Fahrzeugschein, Ausweis, Vollmacht, Handelsregisterauszug) – Cloudflare Workers AI; Strato AG (Deutschland) für den E-Mail-Versand. Die Übertragung erfolgt TLS-verschlüsselt.

Drittlandtransfer in die USA (Cloudflare): abgesichert durch das EU-U.S. Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. Art. 28, Art. 46 DSGVO

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte zu anderen als den genannten Zwecken findet nicht statt.

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

• Antrags- und Rechnungsdaten: 10 Jahre — Gemäß § 147 AO / § 257 HGB (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen)
• Vollmachten: 3 Jahre ab Erteilung — Gemäß den Vorgaben der Fahrzeug-Zulassungsverordnung (FZV)
• Protokolldaten (Audit-Trail): mindestens 2 Jahre — Gemäß den Vorgaben der Großkundenschnittstelle (SDÜ 5.3.15) zur Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten automatisch gelöscht.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen

Wichtig: Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: zulassung@code-expert.de

7. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden

Website: datenschutz.hessen.de

8. Datensicherheit

Wir verwenden für den Website-Besuch eine TLS-Transportverschlüsselung (HTTPS) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird.

• TLS-Verschlüsselung: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen
• Sichere Server: Verarbeitung und Speicherung der Antragsdaten auf Servern in Deutschland; die Auslieferung der Website erfolgt zusätzlich über das Content-Delivery-Netzwerk von Cloudflare (siehe Abschnitt 11)
• Zugriffskontrolle: Strenge Zugriffsrechte für Mitarbeiter

9. Elektronische Signatur (Vollmacht, Einwilligung, SEPA-Mandat)

Für die digitale Unterschrift der für die Zulassung erforderlichen Dokumente (Vollmacht, datenschutzrechtliche Einwilligung, SEPA-Mandat) setzen wir ein qualifiziertes elektronisches Signaturverfahren im Einklang mit der eIDAS-Verordnung ein. Die Signatur erfolgt über die Plattform Youtrust (Youtrust SAS, vormals Yousign, Caen/Frankreich) als qualifiziertem Vertrauensdiensteanbieter; die Verarbeitung findet innerhalb der EU statt. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Name und Vorname
• Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse (für die Zustellung der Signatur-Links — diese versenden sowohl der Signaturdienst als auch wir selbst)
• Bei der erstmaligen qualifizierten Signatur: Identifizierungsdaten, die der Vertrauensdiensteanbieter in eigener Verantwortung erhebt (z. B. Ausweisprüfung per Foto-/Video-Verfahren)

Ihre Daten werden ausschließlich für den Signaturvorgang verwendet. Die signierten Dokumente bewahren wir im Rahmen der unter Abschnitt 5 genannten Fristen auf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Einzelheiten zur Verarbeitung beim Vertrauensdiensteanbieter entnehmen Sie dessen Datenschutzhinweisen.

10. Browser-Speicherung und Google Analytics

Zur Durchführung Ihres Auftrags verwenden wir technisch notwendige Speicherungen im Browser: brd-draft-session-v1 hält den Anmeldetoken, brd-offene-bestellung-v1 die Wiederaufnahme der Bestellung und brd-bestell-request-v1 den Schutz vor einer doppelten Bestellung. Sicherheitscodes werden bei Bedarf vorübergehend in brd-ul-code-entwurf gespeichert und nach erfolgreicher Übernahme gelöscht. Diese Session-Speicherungen enden mit der Browsersitzung. Bestellnummer, E-Mail-Adresse, Betrag und Zeitpunkt werden unter brd-bestellung lokal für die Statusprüfung nach Zahlung beziehungsweise Signatur gespeichert. Die Anwendung nutzt den Zahlungsstatus bis zu sechs Stunden und den Signaturstatus bis zu 14 Tage. Rechtsgrundlage ist die Durchführung der von Ihnen angeforderten Leistung (§ 25 Abs. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Ihre Cookie Auswahl speichern wir unter brd-consent-v1 für 180 Tage. Google Analytics 4 laden wir nur nach Ihrer freiwilligen Zustimmung zur Statistik. Die Cookies _ga und _ga_… laufen hier höchstens 180 Tage. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Übermittlung in die USA ist möglich. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Zustimmung jederzeit über „Cookie Einstellungen“ widerrufen; dabei entfernen wir die Analytics-Cookies dieser Website.

Wir übermitteln keine Formularinhalte, Sicherheitscodes, Ausweisdaten, E-Mail-Adressen oder URL-Abfrageparameter an Google Analytics. Werbepersonalisierung und Google Signals sind deaktiviert. Informationen: Google Datenschutz.

11. Technische Dienste der Website

Wir nutzen Cloudflare zur Bereitstellung und Absicherung dieser Website. Zum Schutz der E-Mail-Codeanforderung und der Checklisten-Anfrage vor Missbrauch verwenden wir Cloudflare Turnstile. Dabei werden technisch erforderliche Verbindungs- und Browserinformationen an Cloudflare, Inc., USA, übertragen. Eine Verarbeitung außerhalb der EU kann stattfinden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz des Dienstes vor automatisiertem Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Schriftarten und Scannerdateien laden wir direkt von dieser Website.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.